Análisis legal de documentos electrónicos

Publicado el 12 de febrero de 2020

Melecio Honorio Juárez Pérez
Doctor en Derecho Penal y Civil, Universidad de la Sierra Sur
meleciojuarezperez@hotmail.com

La actual era de las tecnologías conlleva a la convergencia del ser humano en su vida cotidiana del uso de tecnologías como herramientas de trabajo, lo que sucede con la escrituración de páginas electrónicas para elaborar escritos en documentos electrónicos para guardar determinada información. El presente trabajo de investigación se sustenta en la diversidad de normas jurídicas que regulan el documento electrónico, su uso en los actos jurídicos de tipo civil, mercantil, fiscal, entre otros usos; así como el valor probatorio que se le otorga con base en las normas jurídicas procesales. La protección de los documentos electrónicos, mediante algoritmos matemáticos, y otras formas permitidas por medios tecnológicos dan certeza jurídica a los usuarios de documentos electrónicos en cualquier parte del planeta tierra, dada la ilimitante espacial que se le puede dar a través de las tecnologías de la información y comunicación (Tics), con el uso del Internet y las redes sociales.

Concepto de documento electrónico. Se puede decir que “el concepto de documento comprende todos los objetos que pueden ser llevados ante un juez y que sirven como prueba en un juicio, pues representan un pensamiento o una intención; en ello estriba que no sólo los manuscritos se consideran documentos”.

El documento electrónico. Es aquel cuyo soporte material se da mediante la intervención de sistemas o dispositivos electrónicos, que pueden ser entendidos por el hombre a través de las señales digitales.

Valor probatorio y jurídico del documento electrónico. El documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún dispositivo electrónico o magnético, cuyo contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que pueda ser leído, interpretado, reproducido, visualizado, que también se puede extraer o no, mediante el auxilio de detectores magnetizados o también mediante medios magnéticos sofisticados.

El valor probatorio de un documento electrónico. Podemos decir que la legislación mexicana lo considera como “un documento legal que se fija y ocupa, mediante evaluación y pruebas en un proceso jurisdiccional o legal que crea un juez respecto a una causa a juzgar, son pruebas absolutas que ayudan a descubrir la verdad, aunque en muchos casos son adulteradas, ya que son fáciles de manipular el archivo electrónico donde están resguardados”.

Al respecto, el Código Federal de Procedimientos Civiles establece:

Artículo 210. A. Se reconoce como prueba la información generada por comunicado que conste en medios electrónicos, ópticos, o en cualquier otra tecnología. Para valorar la parte probatoria de la información a que se refiere el párrafo anterior, se estimara primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generado, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta.
Cuando la ley requiera que un documento sea conservado y presentado en su forma original ese requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos ópticos o de cualquier otra tecnología se ha mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y ésta pueda ser accesible para su ulterior consulta”.

Un documento electrónico tiene el mismo valor de un documento privado y, en consecuencia, su valor probatorio consiste en que tiene un contenido que consta en un soporte o continente, y concurren en él los requisitos de escrituración y firma, con ciertas particularidades: el soporte es computacional, usa medios de escrituración tecnológica o lenguajes de máquina binarios y es atribuible a quien lo imita y digite las claves, llaves, o códigos magnéticos (que son más seguros que las firmas manuscritas).

Por lo tanto, el documento electrónico es considerado a aquellos datos o informaciones que tienen relevancia jurídica, los cuales son transmitidos o registrados por vía electrónica, de datos o por medios de simples soportes de sonidos, especialmente a través del procesamiento digital.

Por otra parte, el Código Civil Federal dispone:

Artículo 1803. El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:
I. Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos, y
II. El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.

Por otra parte, el Código Federal de Procedimientos Civiles establece, entre otras cosas, dentro de los medios probatorios, lo siguiente:

…La información generada o comunicada que consten en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología. Para valorar la fuerza probatoria de la información a que se refiere este artículo, se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generada, comunicada, recibida o archivada, o como en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta.
Cuando la ley requiera que un documento sea conservado y presentado en su forma original, este requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido íntegra e inalterada, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y pueda ser accesible para su ulterior consulta.

Por lo que podemos decir que el documento electrónico es aceptado en el derecho positivo mexicano sin problema, y no necesita ser previamente valorado por un perito para determinar si puede presentarse en juicio, toda vez que cuenta con un valor probatorio suficiente al igual que cualquier otro documento privado.

Hoy en día, dentro de los documentos electrónicos más utilizados tenemos a los siguientes:

La factura electrónica. Originalmente la factura documentaba una transacción económica de carácter mercantil entre un comprador y un vendedor con la finalidad de servir como medio de prueba y poder hacer exigibles las obligaciones de entrega de las mercancías y el pago de las mismas, así como otros deberes accesorios como el pago de intereses accesorios. Su característica mecánica y valor se recogieron en los códigos de comercio a efecto de estandarizar su uso.

La información que preveían esos documentos al integrarse a la contabilidad dio la pauta para que las autoridades hacendarias reconocieran su utilidad; en primer lugar, para que los comerciantes realizaran el cálculo de sus impuestos y, en segundo, para que las autoridades llevaran a cabo sus labores de fiscalización.

Actualmente la factura electrónica es un documento que se emite a distancia, vía a Internet; comprueba la prestación de una operación no sólo de tipo mercantil, sino toda aquella de tipo económico (como el pago de salarios, la retención de contribuciones, la propiedad de mercancías); entre dos personas, la factura sirve para documentar el evento económico e incorporarlo a la contabilidad de cada parte y para los efectos fiscales de cada uno de ellos, además sirve ante la autoridad fiscal, como el pago de contribuciones.

Uso de la factura electrónica en México. En México la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el Código Fiscal de la Federación permiten elaborar de forma electrónica facturas de pago y cobro que los ciudadanos emiten para integrar parte de su contabilidad, de manera rápida y con menos papeleo. Esto lo hacen los comerciantes para tener base de datos electrónicos y baratos, a efecto de evitar papeles acumulados y de revisión lenta. La factura facilita la reducción de tiempo en su elaboración y pago, permitiendo agilizar el comercio electrónico, con apoyo del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, que dispone:

Artículo 29. Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios o aquellas a las que les hubieren retenido contribuciones deberán solicitar el comprobante fiscal digital por Internet respectivo. Los contribuyentes a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir con las obligaciones siguientes:
I. Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente.
II. Tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria el certificado para el uso de los sellos digitales.
Los contribuyentes podrán optar por el uso de uno o más certificados de sellos digitales que se utilizarán exclusivamente para la expedición de los comprobantes fiscales mediante documentos digitales. El sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes fiscales digitales por Internet que expidan las personas físicas y morales, el cual queda sujeto a la regulación aplicable al uso de la firma electrónica avanzada.
Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos. El Servicio de Administración Tributaria establecerá mediante reglas de carácter general los requisitos de control e identificación a que se sujetará el uso del sello digital de los contribuyentes.
La tramitación de un certificado de sello digital sólo podrá efectuarse mediante formato electrónico que cuente con la firma electrónica avanzada de la persona solicitante.
III. Cumplir los requisitos establecidos en el artículo 29-A de este Código.
IV. Remitir al Servicio de Administración Tributaria, antes de su expedición, el comprobante fiscal digital por Internet respectivo a través de los mecanismos digitales que para tal efecto determine dicho órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general, con el objeto de que éste proceda a:
a) Validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A de este Código.
b) Asignar el folio del comprobante fiscal digital.
c) Incorporar el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
El Servicio de Administración Tributaria podrá autorizar a proveedores de certificación de comprobantes fiscales digitales por Internet para que efectúen la validación, asignación de folio e incorporación del sello a que se refiere esta fracción.
Los proveedores de certificación de comprobantes fiscales digitales por Internet a que se refiere el párrafo anterior deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria y cumplir con los requisitos que al efecto establezca dicho órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general.
El Servicio de Administración Tributaria podrá revocar las autorizaciones emitidas a los proveedores a que se refiere esta fracción, cuando incumplan con alguna de las obligaciones establecidas en este artículo, en la autorización respectiva o en las reglas de carácter general que les sean aplicables.
Para los efectos del segundo párrafo de esta fracción, el Servicio de Administración Tributaria podrá proporcionar la información necesaria a los proveedores autorizados de certificación de comprobantes fiscales digitales por Internet.
Una vez que al comprobante fiscal digital por Internet se le incorpore el sello digital del Servicio de Administración Tributaria o, en su caso, del proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales, deberán entregar o poner a disposición de sus clientes, a través de los medios electrónicos que disponga el citado órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general, el archivo electrónico del comprobante fiscal digital por Internet y, cuando les sea solicitada por el cliente, su representación impresa, la cual únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal.
Cumplir con las especificaciones que en materia de informática determine el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. Los contribuyentes podrán comprobar la autenticidad de los comprobantes fiscales digitales por Internet que reciban consultando en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal digital, el certificado que ampare el sello digital se encontraba vigente y registrado en dicho órgano desconcentrado.
En el caso de las devoluciones, descuentos y bonificaciones a que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se deberán expedir comprobantes fiscales digitales por Internet. El Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, podrá establecer facilidades administrativas para que los contribuyentes emitan sus comprobantes fiscales digitales por medios propios, a través de proveedores de servicios o con los medios electrónicos que en dichas reglas determine. De igual forma, a través de las citadas reglas podrá establecer las características de los comprobantes que servirán para amparar el transporte de mercancías, así como de los comprobantes que amparen operaciones realizadas con el público en general.
Tratándose de actos o actividades que tengan efectos fiscales en los que no haya obligación de emitir comprobante fiscal digital por Internet, el Servicio de Administración Tributaria podrá, mediante reglas de carácter general, establecer las características de los documentos digitales que amparen dichas operaciones.

De acuerdo con el ordenamiento legal citado, para emitir una factura electrónica, el contribuyente debe acreditar los siguientes requisitos:

a) Contar con un certificado de firma electrónica vigente, la cual se regula a través de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
b) Tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) el certificado para uso de los sellos digitales.

El SAT lleva un registro fiscal exacto de cada empresa o persona que elabore pagos fiscales mensuales y anuales, sobre todo si llevan contabilidad con facturas electrónicas.

La firma electrónica avanzada (también conocida como FIEL o e-firma) que utiliza el SAT es un mecanismo de autenticidad que identifica a un sujeto cautivo fiscalmente; es personal, única, intransferible y caduca a los cinco años de su expedición.

Toda factura electrónica debe ser firmada utilizando un certificado de sello digital o CSD. Este es un archivo electrónico con similar estructura a la de la firma electrónica; difiere en que se utiliza únicamente para firmar facturas. Las personas físicas que facturan mediante la aplicación que proporciona el Servicio de Administración Tributaria pueden utilizar su e-firma para certificar sus facturas electrónicas.

Ventajas de la factura electrónica:

a) Incrementa la productividad.
b) Ahorro en costos administrativos y de oficina.
c) Reducción en tiempos operativos.

Para finalizar, la evolución constante de la tecnología sumerge a casi todos los seres humanos al uso de las tecnologías de información y comunicación (Tics) en cualquier sociedad donde se encuentren para que hagan uso de éstos, del Internet y de las redes sociales. El documento electrónico es usado en cualquier dispositivo y medio electrónico como mensaje o medio electrónico para comunicarse a través de la expresión escrita, muchos necesitan codificaciones especiales para que representen seguridad para su propietario, además de que es necesario que se le ponga seguridad para que no sea atacado por hackers, crackers o cracking. La diversidad de normas jurídicas ya analizadas en este trabajo se ha adecuado al avance tecnológico para dar respuesta a la expectativa social y certeza jurídica de que hoy en día es necesario y factible el uso de documentos electrónicos.

Referencias

Juárez Pérez, Melecio Honorio, Derecho fiscal desde una perspectiva empresarial, España, EAE-Amazón, 2017.

Formación electrónica: Yuri López Bustillos, BJV
Incorporación a la plataforma OJS, Revistas del IIJ: Karla Beatriz Templos Nuñez